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Leggi le Storie di Successo →Quello dell’addetto alla segreteria è un ruolo spesso sottovalutato. Probabilmente non si hanno ben chiare le mansioni del ruolo, molto più complesse di quanto si potrebbe pensare. Per questo motivo è utile seguire corsi online certificati specifici, in grado di preparare al meglio chi è interessato a svolgere questo incarico polivalente e per prepararsi all’evoluzione tecnologica dell’addetto segreteria digitale.
Che operi in un ente pubblico o all’interno di un’azienda privata, l’addetto alla segreteria gioca sempre un ruolo chiave nell’organizzazione della realtà in cui è inserito.
Questo perché, sotto la sua supervisione, si snodano diversi aspetti. Non per niente la qualità più apprezzata in un addetto alla segreteria è il multitasking, ossia la capacità di gestire attività e urgenze di diversa natura e, spesso, contemporaneamente.
L’efficienza organizzativa di un addetto alla segreteria arreca giovamento, innanzitutto, all’interno del suo luogo di lavoro.
In questo caso si parlerà di back-office, cioè tutte quelle azioni finalizzate all’ottimizzazione delle attività interne alla sua realtà lavorativa:
Come si può notare l’elenco è molto lungo. Tuttavia gli incarichi di un addetto alla segreteria non terminano qui. Alle attività back-office si sommano quelle di front-office, ossia tutte quelle operazioni che mettono in relazione l’operatore e il pubblico.
Per fare tutto ciò gli sarà necessaria un’approfondita conoscenza dei principali sistemi informatici e delle più recenti tecnologie, che sfrutterà per ottimizzare e rendere il proprio lavoro il più efficiente possibile. Oltre a queste competenze analitiche e tecnologiche, è essenziale che una segretaria amministrativa possieda una padronanza di software di gestione documentale e sia familiare con i programmi di elaborazione testi e fogli di calcolo, competenze particolarmente valorizzate nel settore della contabilità. Queste abilità specifiche permetteranno al segretario di gestire efficacemente e con precisione la documentazione e i dati finanziari, fondamentali per il supporto delle operazioni quotidiane e la strategia complessiva dell’ente.
La sua è una posizione cruciale, poiché rappresenta il punto di riferimento per chiunque venga dall’esterno.
Ecco entrare in gioco la competenza principale di un addetto alla segreteria: l’accoglienza. Quest’attività da receptionist va svolta con abilità e sicurezza. Al tavolo si presenteranno clienti e persone in cerca di informazioni, o con problematiche da risolvere. Ancora più delicata è l’accoglienza dato il tipo di cliente per chi è segretaria studio medico.
La gestione delle relazioni con il pubblico è un aspetto delicato, che coinvolge diversi aspetti:
Si potrebbe, quindi, pensare ad un addetto alla segreteria come uno snodo tra l’interno e l’esterno della propria luogo di lavoro.
A seconda dei contesti e delle realtà lavorative, esistono diverse tipologie di addetti alla segreteria. Le differenze tra una figura e l’altra sono legate anche al livello di complessità del ruolo.
In certi casi avere delle competenze generiche non risulta sufficiente nella gestione di tutte le mansioni previste.
L’addetto alla segreteria amministrativa, per esempio, è una figura in grado di assolvere sia a mansioni da receptionist, sia a incarichi nell’ambito della contabilità e dell’amministrazione. È una figura strategica, in grado di curare anche aspetti aziendali per i quali servono qualifiche specifiche.
Altra figura di rilievo è l’addetto alla segreteria di direzione che, rispetto ad un segretario generico, si pone più a diretto contatto con i livelli dirigenziali.
Tra le sue mansioni troviamo:
In veste di addetto alla segreteria di direzione le capacità organizzative raggiugeranno livelli cruciali. Il rapporto con l’ambiente dirigenziale comporterà un carico di responsabilità non indifferente. Solo degli eccellenti organizzatori possono rivestire questo ruolo così delicato negli equilibri aziendali.
Molto importante è anche l’addetto alla segreteria didattica.
Ruolo di primissimo rilievo nell’ambito scolastico, l’addetto alla segreteria didattica sarà il punto di riferimento per tutto ciò che concerne:
La figura avrà a che fare non solo con gli studenti, ma anche con il corpo insegnanti e tutti i membri del personale scolastico, con cui dovrà coordinarsi in caso di perplessità, dubbi o informazioni.
Non è difficile intuire come il ruolo di addetto alla segreteria non sia esattamente alla portata di tutti. Anche nella sua accezione più generica, prevede un mix ben amalgamato di abilità personali e competenze maturate con appositi studi e corsi di approfondimento.
Iniziamo con l’approfondire gli aspetti che dovrebbero essere sempre toccati in un corso per addetti alla segreteria.
Il futuro operatore dovrà sviluppare delle approfondite capacità di analisi, tali che gli consentano di interpretare al meglio la situazione organizzativa dell’ambiente di lavoro in cui verrà inserito.
Iniziamo con l’approfondire gli aspetti che dovrebbero essere sempre toccati in un corso per addetti alla segreteria. Il futuro operatore dovrà sviluppare delle approfondite capacità di analisi, tali che gli consentano di interpretare al meglio la situazione organizzativa dell’ambiente di lavoro in cui verrà inserito. Grazie agli strumenti acquisiti durante il corso, sarà in grado di condividere i risultati delle sua analisi con i colleghi e le figure di riferimento all’interno dell’ente. Una volta stabilito il piano d’azione più efficiente, l’addetto alla segreteria sarà in grado di far fronte ai numerosi incarichi in cui si imbatterà. Per farlo gli sarà necessaria un’approfondita conoscenza dei principali sistemi informatici e delle più recenti tecnologie, che sfrutterà per ottimizzare e rendere il proprio lavoro il più efficiente possibile. Tra le conoscenze indispensabili figurano: browser internet; posta elettronica; software per l’office automation.
Il programma di formazione adotta un approccio fortemente pratico, mirato a equipaggiare l’allievo con una conoscenza completa degli strumenti e delle tecniche più avanzate. Fondamentale sarà la padronanza di software di gestione documentale e la familiarità con programmi di elaborazione testi e fogli di calcolo, specialmente per chi si troverà a operare nel settore della contabilità. L’obiettivo è quello di rendere la segretaria amministrativa capace di assistere efficacemente il top management e di interfacciarsi con gli stakeholders esterni quali clienti, fornitori e media.
Il curriculum include moduli specifici come:
Questo percorso formativo non solo risponde alle esigenze pratiche dell’ambiente lavorativo moderno, ma prepara anche l’allievo a rispondere in modo proattivo e informato alle sfide che emergeranno nel suo percorso professionale.
Inserito in una realtà fortemente globalizzata come la nostra, l’addetto alla segreteria dovrà dimostrare una profonda padronanza della lingua inglese.
Si tratta di un requisito indispensabile, poiché potrebbe trovarsi di fronte alla necessità di conversare con soggetti stranieri, sia direttamente che telefonicamente, oltre che via mail.
La conoscenza dell’inglese, specialmente di lessico ed espressioni specifiche e tecniche, accrescono la versatilità della risorsa, rendendola in grado di produrre report e verbali durante viaggi d’affari o meeting all’estero.
L’accesso alla documentazione aziendale implica un approfondimento delle capacità d’archiviazione dell’addetto alla segreteria.
Il suo contributo deve favorire l’ordine, integrandosi alla perfezione con le logiche organizzative aziendali.
Passiamo ora alle abilità personali che completano il profilo del candidato ideale. L’aspirante addetto alla segreteria deve essere una persona dalle spiccate doti relazionali, capace di inserirsi alla perfezione nelle dinamiche dell’ente lavorativo in cui viene inserito.
La capacità di collaborazione dovrà pareggiare la sua abilità dialettica. La disinvoltura con cui saprà relazionarsi sia dentro che fuori dall’azienda gli consentirà di svolgere il proprio incarico nel migliore dei modi.
Visto l’elevato numero di operazioni e di compiti da portare a termine, indispensabili saranno un’approfondita capacità di multitasking e di ottimizzazione del tempo lavorativo.
Infine è bene ricordare che l’addetto alla segreteria deve essere in grado di operare in autonomia: dopo un iniziale periodo di affiancamento, la risorsa dovrà essere in grado di assolvere da solo ai propri incarichi.
Con un corso specifico è possibile raggiungere il livello di preparazione ottimale, tale da miscelare tutti gli elementi che fanno dell’addetto alla segreteria la figura rilevante che è all’interno dell’organizzazione di qualsiasi ente.
Per diventare segretaria amministrativa si possono esplorare diversi percorsi formativi:
1. Formazione professionale: molte scuole e istituti professionali offrono programmi di formazione specializzati volti a preparare gli studenti a diventare segretari amministrativi. Questi corsi durano generalmente alcuni mesi e includono una formazione pratica per padroneggiare le competenze chiave necessarie nel ruolo.
2. Diploma di scuola superiore: alcune scuole superiori offrono programmi di studio amministrativi. Questi possono stabilire una conoscenza fondamentale che è utile per qualcuno che mira a intraprendere la carriera di segretario amministrativo.
3. Laurea universitaria: ottenere una laurea in amministrazione o commercio non è obbligatorio ma è spesso preferito dai datori di lavoro. Una laurea può fornire una comprensione più profonda dei processi aziendali e migliorare le prospettive di carriera.
4. Esperienza lavorativa: iniziare in posizioni correlate come assistente amministrativo o receptionist è un percorso comune. Questi ruoli offrono esperienza pratica e sviluppo di competenze, fungendo da trampolino di lancio verso il ruolo di segretario amministrativo.
Per svolgere efficacemente il ruolo di segretario amministrativo sono necessarie diverse competenze essenziali. Una gestione efficace del tempo è fondamentale, poiché consente di stabilire le priorità e di completare le attività entro scadenze prestabilite. Anche forti capacità di problem solving sono fondamentali, poiché aiutano ad affrontare e risolvere le sfide sul posto di lavoro in modo efficiente. Eccellenti capacità comunicative e interpersonali sono necessarie per facilitare interazioni chiare ed efficaci con colleghi e clienti. Inoltre, un abile segretario amministrativo dovrebbe avere una solida padronanza dei software per ufficio, inclusi elaborazione testi, fogli di calcolo e sistemi di gestione di database, che sono particolarmente importanti in campi come la contabilità.
Per iniziare la carriera di segretario amministrativo, è necessario sviluppare alcune competenze chiave tra cui un’efficace gestione del tempo, forti capacità di risoluzione dei problemi ed eccellenti capacità di comunicazione. Questi sono cruciali in quanto il ruolo prevede la gestione efficiente di più attività e il rispetto coerente delle scadenze.
Ecco i vari percorsi formativi e formativi che si possono seguire per accedere a questa professione:
1. Programmi professionali: iscriviti alla formazione professionale presso istituti tecnici o college comunitari dove i corsi specializzati sono progettati per fornirti le competenze necessarie per questo ruolo. Questi programmi spesso durano da pochi mesi a un anno.
2. Istruzione scolastica superiore: alcune scuole superiori offrono programmi specializzati nell’amministrazione degli uffici. Questi possono servire come base iniziale per gli studenti interessati a questo percorso di carriera.
3. Istruzione superiore: conseguire una laurea in economia aziendale, comunicazione o un campo correlato potrebbe migliorare le tue prospettive poiché alcuni datori di lavoro preferiscono candidati con un’istruzione formale pertinente al settore.
4. Esperienza sul lavoro: acquisire esperienza pratica attraverso posizioni di livello base come ruoli di assistente amministrativo o receptionist può essere prezioso. Queste posizioni spesso offrono opportunità di apprendimento pratico fondamentali per lo sviluppo delle competenze.
Inoltre, è essenziale la competenza nei software per ufficio come elaboratori di testi, programmi di fogli di calcolo e gestione di database. Anche conoscenze specialistiche in settori specifici, come la contabilità, possono essere utili a seconda della natura dell’attività del datore di lavoro.
In Italia, il guadagno medio di una segretaria amministrativa varia notevolmente a seconda di vari fattori come esperienza, competenze, formazione, ubicazione geografica e settore di impiego. Tuttavia, si può stimare che il salario medio annuale si colloca tra i 18.000 e i 30.000 euro.
Le responsabilità di una segretaria amministrativa e di un addetto al back office differiscono sostanzialmente, soprattutto per quanto riguarda il tipo di interazioni lavorative e la natura dei compiti assegnati.
Una segretaria amministrativa svolge prevalentemente un ruolo front-end, interfacciandosi direttamente con il pubblico e i clienti. I suoi compiti includono la risposta professionale e cortese a telefonate e email, spesso agendo come primo punto di contatto. È anche responsabile della pianificazione e organizzazione di appuntamenti e riunioni, assicurandosi che tutte le parti siano sempre ben informate e che i calendari siano gestiti efficacemente. Le sue mansioni implicano altresì una gestione accurata di documenti importanti, che possono includere l’archiviazione di file o la preparazione di documenti per l’azienda, oltre al supporto nella comunicazione interna e nel coordinamento del flusso di informazioni all’interno dell’organizzazione.
D’altra parte, un addetto al back office si concentra maggiormente su compiti amministrativi che non implicano l’interazione diretta con il pubblico esterno. Le sue attività possono includere la gestione dettagliata dei dati interni, il supporto nelle operazioni quotidiane, la lavorazione di documentazione specifica per le necessità interne e il sostegno in attività come la spedizione di rapporti finanziari e la gestione delle risorse. L’addetto al back office lavora più dietro le quinte, svolgendo funzioni vitali per il mantenimento dell’efficienza operativa, ma con minore enfasi sulla comunicazione diretta con clienti e pubblico.
In conclusione, mentre la segreteria amministrativa è il punto di collegamento tra l’organizzazione e il mondo esterno, l’addetto al back office si occupa principalmente degli aspetti amministrativi interni, garantendo che le operazioni interne procedano senza intoppi.
Le responsabilità di una segretaria amministrativa sono essenziali per garantire il fluido funzionamento quotidiano di un’organizzazione. Questo ruolo implica una varietà di compiti sia organizzativi che comunicativi, necessari per supportare efficacemente l’intera struttura aziendale. Le principali attività riguardano:
1. Comunicazione: La segretaria amministrativa agisce come punto di contatto principale tra l’azienda e i clienti, i fornitori o altri stakeholder esterni. È responsabile dell’efficiente gestione delle comunicazioni entranti e uscenti come telefonate ed e-mail, assicurandosi di filtrare e indirizzare correttamente queste comunicazioni verso gli altri membri dello staff o rispondendo direttamente quando necessario.
2. Gestione dell’agenda e degli appuntamenti: Questa figura professionale deve organizzare e coordinare gli appuntamenti e le riunioni, mantenendo l’agenda dei dirigenti aggiornata e assicurandosi che tutte le parti coinvolte siano informate e preparate per gli impegni previsti.
3. Gestione dei documenti: Occuparsi dei documenti è un’altra responsabilità chiave, che include l’archiviazione di documenti importanti, la preparazione della documentazione necessaria per le firme, e il mantenimento di un’organizzazione che permette un facile accesso e recupero dei file e dei report quando necessario.
4. Supporto amministrativo generale: La segretaria amministrativa supporta l’intero ufficio nelle varie necessità quotidiane, che possono includere la gestione delle spese, la preparazione di rapporti finanziari, la provvista e la gestione delle forniture per l’ufficio, e la preparazione dei materiali per presentazioni e riunioni.
5. Facilitazione della comunicazione interna: È fondamentale che mantenga una comunicazione efficace all’interno dell’organizzazione, assicurando che le informazioni vitali vengano condivise tra i diversi dipartimenti e membri del team. Questa responsabilità include il coordinamento dei flussi di informazioni, assicurando che tutti i membri del personale siano adeguatamente informati su questioni pertinenti.
Queste attività dimostrano l’importanza del ruolo della segreteria amministrativa, che va ben oltre il semplice svolgimento dei compiti amministrativi, diventando un elemento centrale e strategico per l’efficienza e la produttività dell’organizzazione.
Una segretaria amministrativa in azienda svolge una varietà di compiti cruciali che sono fondamentali per il funzionamento quotidiano dell’organizzazione. La sua responsabilità principale è agire come primo punto di contatto tra l’azienda e il mondo esterno, gestendo comunicazioni come telefonate ed e-mail in modo professionale ed efficiente. Questo ruolo richiede l’abilità di trasferire le chiamate ai membri dello staff adatti e fornire informazioni accurate agli interlocutori.
Oltre a gestire le comunicazioni esterne, la segretaria amministrativa coordina la pianificazione degli appuntamenti e l’organizzazione delle riunioni per garantire che il calendario dei dirigenti sia sempre aggiornato e che tutti i partecipanti siano al corrente dei dettagli pertinenti. Questa figura si occupa anche della gestione dei documenti aziendali, che include l’archiviazione di materiali importanti e la preparazione di documenti per firme.
Ulteriori responsabilità includono il supporto amministrativo generale, come assistere nella gestione delle spese aziendali, preparare rapporti finanziari, ordinare le forniture per l’ufficio, e creare presentazioni e report che supportano le funzioni aziendali. Infine, svolge un ruolo chiave nella facilitazione della comunicazione interna, assicurandosi che il flusso di informazioni all’interno dell’organizzazione sia efficace e che le comunicazioni importanti raggiungano tutte le parti rilevanti.
Queste attività rendono la segreteria amministrativa una figura indispensabile in azienda, contribuendo in modo significativo all’efficienza e all’organizzazione dell’ambiente lavorativo.
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