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Leggi le Storie di Successo →Sei ti stai chiedendo come diventare segretaria di studio medico sei nel posto giusto. Il boom delle richieste di lavoratori professionisti del settore sanitario è un trend che dura oramai da anni. In particolare oggi parliamo della segretaria di studio medico figura professionale che ogni giorno diventa sempre più importante. Forte impulso ha la domanda di lavoro dovuto al numero crescente di studi privati e ambulatori che sono alla ricerca di personale valido e competente. La segretaria di uno studio medico deve apprezzare il mondo medico, essere sorridente e motivata, nel rispetto del segreto professionale.
La sua missione è garantire il corretto funzionamento della segreteria del servizio o dello studio medico. Assiste il medico, che le delega tutti gli aspetti amministrativi del suo lavoro: l’allestimento della cartella del paziente, la registrazione della tessera sanitaria e la raccolta dei consulti. Deve organizzare il lavoro dei medici e dell’intero team di professionisti dello studio medico, sostenendo e prestando servizio ai pazienti che si rivolgono allo studio quotidianamente alla ricerca di informazioni sui metodi migliori di cura e prevenzione, più in generale sul proprio benessere.
Da questa mansione si evince che tale mansione/professione viene svolta in cliniche, ospedali, laboratori di analisi mediche, studi medici, studi di radiologia, case di riposo, casse di assicurazione sanitaria, ecc. in relazione a vari servizi (amministrativi, medico-tecnici, amministrazione giudiziaria servizio, ecc.). Varia a seconda del tipo di struttura: laboratorio, ospedale, clinica privata e può essere praticato nei fine settimana e nei giorni festivi.
Oggi in questa articolo approfondiamo un argomento molto amato che è quello di come si fa a diventare una segretaria di studio medio e costruirti una carriera sicuramente gratificante ma anche di utilità sociale al servizio del benessere di tutti. Se stai cercando un corso da segretaria di studio medico qui la nostra proposta https://www.fiorerosalba.com/corso/segretaria-studio-medico/
Spesso ci chiediamo perché il nostro colloquio è andato male o il nostro CV è stato scartato. Questa è una vera e propria professione devi anzitutto aver assolto agli obblighi scolastici, se ci si candida, senza nessuna esperienza di lavoro, in strutture sanitarie prestigiose è preferibile aver conseguito un diploma o laurea.
Indipendentemente dalla formazione scolastica è requisito necessario avere una conoscenza almeno di base della terminologia del settore conoscenze che potrai acquisire frequentando un corso di formazione specifico.
Il ruolo della Segretaria di Studio Medico è delicato ed allo saper scrivere una lettera, un fax o archiviare i documenti sono fondamentali qualità personali:
Essere una persona riservata e rispettosa della privacy altrui è una qualità fondamentale. Tutte queste qualità personali vanno poi affiancate conoscenze quali quelle degli strumenti informatici, dall’uso del pacchetto office a quello dei principali browser e provider di posta, ed una passata seppure piccola esperienza come segretaria generica anche ad esempio come volontaria di un’associazione.
Il buon funzionamento della struttura sanitaria è assicurato dalla segreteria medica. Part-time o full-time, le attività e le mansioni della segreteria medica sono numerose.
I 2 compiti principali sono:
In uno studio medico, la segretaria svolge un ruolo cruciale nel garantire il buon funzionamento del servizio o dello studio medico. Assiste il medico curando tutti gli aspetti amministrativi del suo lavoro, come la preparazione della cartella clinica, la registrazione delle tessere sanitarie, la raccogliere le consultazioni.
Il segretario deve organizzare il lavoro dei medici dello studio, supportando e servendo i pazienti. Sono responsabili di compiti come rispondere alle domande dei pazienti, fissare appuntamenti, scrivere rapporti, gestire la corrispondenza dei colleghi, classificare e archiviare le cartelle cliniche dei pazienti, preparare le sale di consultazione, sterilizzazione delle attrezzature, gestione delle forniture di farmaci di emergenza e altro ancora. La segretaria funge anche da risorsa informativa per i pazienti sulle procedure amministrative e partecipa alle riunioni di coordinamento per aggiornare l’équipe medica su questioni amministrative.
In particolare in uno studio diagnostico, le responsabilità della segretaria si estendono alla guida dei pazienti attraverso la preparazione specifica richiesta per i test diagnostici. Dovranno comunicare chiaramente al paziente le procedure da seguire prima degli esami, spiegare come verranno effettuati gli esami e consigliare eventuali documenti necessari o esami precedenti che il paziente dovrà portare.
Questa professione presuppone il possesso di diverse competenze personali che possono essere acquisite sia durante il percorso formativo FioreRosalba che attraverso l’esperienza. Nel complesso, il ruolo della segretaria medica in uno studio diagnostico, come altrove, richiede versatilità, professionalità e capacità di gestire informazioni riservate, sottolineando l’importanza di mantenere il segreto professionale e risolvere efficacemente qualsiasi tipo di problema che possa sorgere.
Per gestire e risolvere efficacemente diverse tipologie di problemi nel ruolo di segretaria di uno studio medico è necessario coltivare flessibilità e capacità di problem solving. Queste competenze sono fondamentali e possono essere sviluppate attraverso programmi di formazione specifici, come il corso di FioreRosalba, nonché attraverso l’esperienza sul posto di lavoro. È fondamentale acquisire queste competenze perché consentono a una segretaria di gestire un’ampia gamma di sfide che possono sorgere in uno studio medico, garantendo che le operazioni si svolgano in modo regolare ed efficiente. Inoltre, consigli pratici e indicazioni su misura per gli aspiranti segretari medici possono aumentare significativamente queste competenze fondamentali, rendendo l’obiettivo di carriera più raggiungibile.
Per una segretaria di uno studio medico è essenziale un alto livello di conoscenza del computer. Il ruolo richiede abilità nell’utilizzo dei principali sistemi informatici e software che gestiscono la gestione aziendale e le attività organizzative. Fondamentale è anche la familiarità con i principali strumenti di archiviazione digitale. Inoltre, la segretaria deve gestire in modo efficace le comunicazioni digitali, compresa la gestione delle e-mail e il mantenimento della presenza dell’ufficio sui social media, assicurandosi di poter rispondere alle richieste dei pazienti e mantenere aggiornati i contenuti online dello studio.
Le capacità organizzative e gestionali sono assolutamente indispensabili per una segretaria di studio medico. L’efficacia di una struttura sanitaria dipende in gran parte dalla capacità di questi segretari di gestire le loro molteplici responsabilità. Dall’organizzazione e la tempistica degli appuntamenti in modo che gli specialisti possano operare senza ritardi all’affrontare le emergenze impreviste, il loro ruolo richiede la definizione delle priorità e una pianificazione meticolosa.
Inoltre, la capacità di una segretaria di destreggiarsi abilmente tra vari altri compiti essenziali, dalla gestione delle comunicazioni con i pazienti alla supervisione delle forniture per ufficio e alla gestione dei processi di fatturazione, garantisce un flusso operativo regolare. Ciò, a sua volta, aumenta la soddisfazione dei pazienti poiché è direttamente correlata all’efficienza dell’ufficio. Pertanto, tali competenze non sono solo importanti, ma fondamentali affinché una segretaria di uno studio medico riesca a mantenere uno studio medico organizzato e funzionante in modo efficiente.
Una segretaria di uno studio medico svolge un ruolo cruciale nelle operazioni quotidiane di una clinica, principalmente essendo il principale collegamento di comunicazione tra i pazienti e il personale medico. Le loro responsabilità comprendono la gestione delle chiamate in arrivo, la pianificazione degli appuntamenti e l’accoglienza calorosa dei pazienti al loro arrivo in ufficio. Capacità di comunicazione efficaci sono essenziali per questa posizione, poiché la segretaria deve trasmettere le informazioni in modo accurato ed empatico per rispondere alle domande e alle preoccupazioni dei pazienti.
Inoltre, hanno il compito di alleviare le ansie di tutti i pazienti, compresi i visitatori più giovani, favorendo così un ambiente calmo e invitante per tutti coloro che attendono cure mediche. Nel complesso, la segretaria di uno studio medico deve combinare professionalità con un comportamento compassionevole per soddisfare e anticipare in modo efficace le esigenze dei pazienti, garantendo operazioni senza intoppi all’interno del contesto sanitario.
La professione di segretaria del medica è innegabilmente il legame tra gli attori sanitari e il paziente. Al crocevia tra le esigenze dei medici e quelle dei pazienti, la segretaria deve accogliere ogni persona con serietà, senza lasciarsi travolgere dallo stress.
La segreteria medica analizza e giudica l’urgenza di una situazione. Il carico di lavoro mentale è elevato. È essenziale che la segreteria medica sia addestrata per gestire efficacemente le crisi, intervenendo prontamente in situazioni di difficoltà organizzative. Ad esempio, di fronte a problemi nella gestione degli appuntamenti, è fondamentale agire tempestivamente, comunicando con i pazienti eventuali ritardi o cancellazioni delle visite per evitare disservizi e malcontento. La segreteria deve conservare i recapiti dei pazienti, per poterli richiamare in caso di recesso.
Deve effettuare il filtraggio delle chiamate, in modo da trasmettere al medico solo le comunicazioni di altri operatori sanitari (medico di medicina generale o colleghi specialisti, laboratori, studi di radiologia, magnetica o scanner). Questa capacità di intervenire efficacemente nei momenti critici e di mantenere una comunicazione chiara e proattiva con i pazienti è cruciale per garantire che l’ambiente di lavoro rimanga calmo e controllato, anche nelle situazioni più impegnative.
Il segretario medico deve avere un’espressione adatta alla situazione del paziente, per essere empatico. La principale difficoltà di questo lavoro è che la segretaria medica deve adattarsi al modo di lavorare di ogni medico. L’aspetto esteriore è un elemento che conta nella professione di segretario medico, come in tutte le professioni relative all’accoglienza. Ciò non significa che una segretaria medica venga reclutata tramite un casting, ma che deve avere un aspetto ordinato e adeguata nell’incontrare i pazienti. A fine giornata estrae le cartelle dei pazienti per il giorno successivo e stampa l’elenco degli appuntamenti per facilitare il lavoro dei medici.
Oggi, questa non è la prerogativa imprescindibile di un professionista. Deve padroneggiare le attività amministrative: inserimento dati, ortografia paramedica, pianificazione, automazione d’ufficio, elaborazione testi, gestione delle telefonate, ecc. A seconda di come lavora la segretaria, può registrare la tessera sanitaria del paziente e riscuotere il pagamento, ma molti medici lo fanno da soli al termine della consultazione. Il pagamento delle bollette dell’ufficio come forniture mediche, attrezzature per ufficio, elettricità e altro è spesso delegato a una società di contabilità esterna.
In alcuni casi alla segretaria medica lavora può essere affidata la contabilità e la raccolta dei dati per l’elaborazione delle buste paga in questo caso è consigliabile iscriversi anche ad un corso di buste paga e contabilità
Questa posizione richiede sia un lavoro autonomo, con responsabilità, sia una grande capacità di lavorare in team, che è l’interesse e la ricchezza della professione.
Riservatezza: la segreteria medica deve essere discreta per garantire una segreteria di qualità. Naturalmente, ciò richiede il rispetto dell’etica professionale e della riservatezza. Il professionista deve però usare il buon senso: non parlare ad alta voce quando c’è una coda di pazienti, mettere i documenti medici in una busta.
Facilità relazionale: la professione di segretaria medica richiede diplomazia e ottime capacità relazionali, sia con le équipe mediche che con i pazienti. Per svolgere al meglio la sua funzione di accoglienza, deve sentirsi a proprio agio nella sua comunicazione scritta e orale. È fondamentale che la segretaria sia cortese, disponibile e precisa nel fornire informazioni, avendo la capacità di individuare e soddisfare le esigenze dei pazienti, creando un’atmosfera accogliente per chi aspetta il proprio turno di visita.
Un grande senso di iniziativa: la segreteria medica è un lavoro di servizio che richiede autonomia. È quindi importante supportare e adattarsi alla personalità dei medici, per soddisfare le loro esigenze. Inoltre, pazienza e compostezza sono qualità essenziali per rispondere alle richieste dei pazienti, soprattutto nel tranquillizzare i più piccoli attraverso un comportamento professionale che metta a proprio agio.
Capacità di adattarsi a qualsiasi prova: indipendentemente dal medico con cui lavora, la segretaria medica deve adattarsi al suo modo di lavorare. Un medico che lavora in emergenza e che vede molti pazienti senza appuntamento non ha gli stessi requisiti di un medico che ha un programma ben definito. La segreteria medica deve quindi organizzare rigorosamente l’agenda del professionista e prevedere margini di lavoro per gli incarichi vacanti. Questo richiede un’elevata capacità di gestione del tempo e un’efficace coordinazione delle attività quotidiane, garantendo che ogni paziente riceva l’attenzione necessaria nel momento del bisogno.
Spesso si utilizza il termine segretaria di studio medico ma la professione ovviamente è adatta anche agli uomini ed i requisiti sono uguali per entrambi i sessi. La gestione amministrativa della cartella clinica è uno dei compiti essenziali della segreteria medica.
Rigore e organizzazione: il professionista deve dar prova di rigore e organizzazione, perché la tenuta e la conservazione delle cartelle cliniche sono regolamentate. Le cartelle cliniche sono classificate in diverse sezioni: una sezione dedicata all’identità amministrativa, un’altra ai referti medici, una sezione dedicata alle visite mediche, ecc.
Buona ortografia e passione della terminologia medica: queste sono abilità che il segretario medico deve padroneggiare imperativamente. Digita i referti dei medici. Le lettere inviate ai colleghi devono essere impeccabili, soprattutto per il vocabolario medico.
All’arrivo in un nuovo reparto, è fondamentale che il segretario medico sia formato, in modo autonomo e rapido, sul lessico relativo alla pneumologia, ginecologia, oftalmologia, ecc.
Tutte le segreterie di studio medico mediche hanno la cartella clinica in formato cartaceo. Tuttavia, la stragrande maggioranza dei segretari medici lavora al computer. Devono padroneggiare lo strumento informatico (digitazione veloce ed elaborazione testi) e in particolare il software medico. E’ richiesta la padronanza di Excel e Word per le basi (ti consigliamo il nostro corso ECDL Patente Europea del Computer) le basi di ERP / Consult medici specificatamente dedicati alle segretarie mediche. Esistono molti pacchetti software per la gestione delle pianificazioni e la memorizzazione dei dati medici. È comune vedere la menzione “Conoscenza di un software consigliata o fortemente desiderata” su un’offerta di lavoro. Tuttavia, se non conosci il software, la formazione sul software specifico viene generalmente svolta sul campo dai tuoi nuovi colleghi, quando ottieni il lavoro.
Se sei alla ricerca di un corso segretaria di studio medico vedrai che ve ne sono diversi in aula o on line, se hai impegni familiari o lavorativi il corso on line è quello che più facilmente ti permette di incastrare la formazione tra i tuoi mille impegni. Le aree tematiche di un buon corso segretaria sono:
Il corso dovrà prevedere la figura di un tutor disponibile per domande e chiarimenti, guidarti durante questo percorso e fornirti importanti consigli che potranno essere preziosi per un’eventuale assunzione.
Oltre a queste competenze tecniche, è fondamentale sviluppare attitudini personali come la flessibilità e la capacità di risolvere efficacemente qualsiasi tipo di problema che potrebbe presentarsi. Queste qualità sono essenziali per affrontare le sfide quotidiane del ruolo e possono essere affinate sia durante il corso di formazione che nell’ambito lavorativo attraverso esperienze pratiche. La professione richiede una continua adattabilità alle diverse situazioni e un’impeccabile capacità di gestire situazioni impreviste con professionalità e calma. Attraverso il corso, oltre all’apprendimento teorico, sarà prioritario mettere in pratica queste abilità personali, preparandoti a diventare non solo una segretaria di studio medico, ma una vera e propria professionista capace di contribuire significativamente al successo dello studio medico in cui opererai.
Per diventare segretaria di studio medico non è richiesta la laurea; è sufficiente completare gli obblighi educativi di base. Tuttavia, l’iscrizione ad un corso di formazione professionale di alto livello è consigliabile per chi vuole entrare ed eccellere rapidamente in questa professione. Un corso esemplare è offerto da FioreRosalba.com, che supporta anche l’apprendimento a distanza, consentendo orari di studio flessibili adattati alle esigenze individuali.
Questo corso di formazione professionale copre aree essenziali come la biologia, la medicina, le competenze informatiche e l’organizzazione e pianificazione aziendale. Il ruolo della segretaria dello studio medico è fondamentale in quanto funge da supporto chiave per medici e specialisti. Devono comprendere le condizioni mediche di base e possedere competenze fondamentali di organizzazione aziendale per gestire efficacemente il funzionamento di uno studio medico. La formazione fornisce agli aspiranti segretari le conoscenze necessarie per svolgere i propri compiti con competenza.
Per diventare segretaria di uno studio medico non è necessario avere una laurea. A tal fine è sufficiente per il suo ruolo assolvere la scuola dell’obbligo e frequentare un corso di formazione professionale di alto livello.
Per qualificarsi come segretario di uno studio medico, una laurea formale non è obbligatoria. È invece fondamentale completare la scuola superiore o un’istruzione equivalente seguita da una formazione professionale specializzata. Esistono diversi programmi di formazione, ma un’opzione di spicco è il corso di formazione a distanza offerto online dal Centro FioreRosalba. Questo corso fornisce ai candidati competenze e conoscenze vitali in campi come la biologia, la medicina, l’informatica e la gestione aziendale, allineandosi con le molteplici responsabilità di una segretaria di studio medico che supporta gli operatori sanitari.
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