La segretaria, assistente, di direzione: chi è e cosa fa

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La segretaria o assistente di direzione è la figura che supporta quotidianamente il top management aziendale nella gestione delle attività; è alle dirette dipendenze del capo, e per questo le sono richieste competenze e qualità specifiche e di alto livello.

In un’azienda, un’azienda o un’amministrazione, si parla spesso al femminile chiamando “segretaria di direzione” è spesso una posizione destinata alle donne ma non è sempre così ci sono molte posizione di lavoro aperte anche per gli uomini anche se spesso è più facile trovare uomini nel posizione di Management Assistant. L’assistente è una dipendente abbastanza versatile all’interno dell’organizzazione poiché si destreggia tra la reception e le attività amministrative. La sua versatilità ed efficienza sono due elementi essenziali per il compimento delle sue missioni.

Si crede comunemente che la segretaria abbia compiti quali ricezione e smistamento di posta e telefonate, presa appuntamenti o, peggio, disbrigo fotocopie. In realtà il ruolo è molto più complesso di così, tanto che l’assistente di direzione può essere a tutti gli effetti considerata una manager. Completano il profilo skills informatiche, buona conoscenza dell’inglese e, in molti casi, anche di una seconda lingua, e abilità comunicative. Non è infatti raro che l’assistente di direzione debba occuparsi anche dei comunicati stampa e dei corporate blog aziendali, materie che abbiamo tutte inserito nel nostro corso Segretaria di Direzione che trovi a questa pagina.

Oggi infatti viene spesso chiamate Management Assistant o Executive Assistant, proprio perché la pluralità di mansioni che è chiamata a svolgere la rendono una figura multitasking, che sappia gestire lo stress e interfacciarsi ai diversi livelli aziendali. Ma la Segretaria di Direzione ha ruoli e competenze più specifiche rispetto al Management Assistant che ora vedremo.

 

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Segretaria di direzione: mansioni e ruolo

 

Tra i principali compiti ci sono la preparazione di testi, presentazioni e note informative per le riunioni aziendali e con clienti e partner esterni, di cui dovrà anche redigere i verbali. Fondamentali saranno la capacità di report, di convertire i dati in statistiche, amministrare le scadenze e le funzioni legate alla sfera amministrativa.

La segretaria di direzione seleziona le informazioni ei documenti provenienti dalle varie funzioni aziendali o dall’esterno e trasmette alle funzioni interessate le istruzioni dei suoi superiori. Prepara i file, raccoglie le informazioni necessarie al processo decisionale e le invia ai destinatari. Sa dove trovare le informazioni, come formularle o tradurle per elaborarle e diffonderle correttamente.

Il ruolo richiede forti capacità interpersonali. Sono richiesti organizzazione, metodo, buona presentazione, iniziativa e autonomia. La diversità delle questioni trattate e degli strumenti utilizzati, la necessità di adattarsi a interlocutori molto diversi (capi, personale di servizio, clienti, amministrazione, rappresentanti del personale) fanno dell’osservazione, dell’adattamento e della discrezione le qualità essenziali di un buon segretario esecutivo.

Ha una buona espressione orale e scritta, fa il miglior uso di tutte le tecnologie di office automation, una buona soluzione è un corso ECDL. A volte parla due lingue straniere. Per garantire la redazione degli atti, una segretaria di direzione deve possedere un livello linguistico irreprensibile. Deve avere una buona velocità di scrittura e soprattutto esercitarsi a prendere appunti velocemente durante le riunioni. Deve saper scrivere velocemente alla tastiera del computer ecco perché un buon corso di dattilografia può essere utile come questo https://www.fiorerosalba.com/corso/dattilografia/

Molto disponibile, adatta molto spesso i suoi orari e orari di lavoro alle esigenze dell’azienda o del suo capo.

In base al tipo di azienda o società presso cui è impiegata, la segretaria di direzione deve mettere in atto competenze legali, ad esempio nella stesura di contratti, commerciali, come la preparazione per la partecipazione a gare d’appalto, o ancora essere un’esperta di public relation organizzando meeting, conference call ed eventi.

A seconda delle necessità, l’assistente può anche occuparsi delle risorse umane, in particolare di selezione e formazione del personale.

Si tratta insomma di una figura strategica, punto di incontro tra la classe dirigenziale e i professionisti che lavorano in azienda, e per questo tra le sue mansioni più importanti c’è la mediazione tra le parti in gioco.

Su tutti i fronti, la/lei deve essere reattiva, con una grande capacità di adattamento, iniziativa e resistenza allo stress e alla pressione.

Spesso spinto da priorità che arrivano inaspettate, deve lavorare con metodo e organizzazione.

Un altro imperativo insito in questa professione: la discrezione. L’assistente esecutivo vede e sente tutto ciò che accade intorno al suo capo, è il custode dei suoi segreti, il manager deve potersi fidare completamente di lui.

Ricevendo visitatori dal suo superiore, spesso agendo per suo conto, sia esternamente che esternamente, deve avere una buona presentazione, grandi capacità interpersonali, senso della diplomazia ed eccellente espressione orale e scritta.

 

 

Quali sono i compiti di un Management Assistant?

 

Un Management Assistant vero e proprio è responsabile dell’organizzazione di tutti i compiti amministrativi e di segreteria all’interno di un’organizzazione. Organizzano riunioni e appuntamenti, preparano documenti importanti, aggiornano i record e scrivono rapporti. Gli assistenti di gestione svolgono anche attività di base delle risorse umane come la pianificazione dei turni dei dipendenti e la supervisione dell’inserimento e della formazione dei nuovi dipendenti. Gli assistenti di gestione possono lavorare in una varietà di impostazioni, inclusi negozi al dettaglio, fabbriche e ambienti aziendali.

Il ruolo di un assistente esecutivo è quello di supportare il direttore o il manager di un dipartimento dell’azienda in cui lavora per facilitare determinati compiti, in particolare legati all’organizzazione. L’assistente esecutivo è anche conosciuto come assistente alla gestione commerciale o assistente esecutivo.

La maggior parte delle posizioni di Management Assistant richiede una laurea in Economia, Management o un campo correlato, tuttavia, alcune società prenderanno in considerazione quelle con un diploma di scuola superiore e almeno 2 anni di esperienza in un campo correlato. Gli assistenti di gestione di successo possiedono eccellenti capacità organizzative e hanno un occhio per i dettagli.

 

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Quali sono i compiti di una Segretaria di direzione

 

Una Segretaria di Direzione svolge mansioni leggermente diverse, sono varie, dipendono dalla struttura dell’azienda. Si occupa di organizzare quotidianamente l’agenda del suo superiore (appuntamenti, viaggi, riunioni, ecc.), ma scrive anche i verbali delle riunioni, smista la corrispondenza e le telefonate. A seconda dell’azienda, una segretaria di direzione potrebbe essere richiesto di svolgere altre attività aggiuntive come l’accoglienza dei visitatori, l’intermediazione con fornitori o clienti o persino la produzione di report.

 

 

Qual è lo stipendio di un Management Assistant?

 

Diversi fattori influenzano lo stipendio. Infatti, il numero di anni di esperienza, l’anzianità o la struttura dell’azienda sono parametri che determinano il livello di remunerazione.

La retribuzione di un assistente esecutivo è compresa tra € 32.000 e € 49.000

 

 

Qual è lo stipendio di una Segretaria di Direzione?

 

Come segretario esecutivo junior, lo stipendio varia da € 1.600 a € 2.300, a seconda della complessità della posizione. Le dimensioni e l’esperienza dell’azienda sono fattori da considerare quando si aggiunge a questa media data.

 

 

Quali sono le competenze e le qualità richieste per un assistente di direzione?

 

  • Padronanza degli strumenti per ufficio, in particolare del pacchetto ufficio
  • Conoscenza degli strumenti collaborativi (pianificazione condivisa, rete aziendale, ecc.)
  • Conoscere le tecniche di segreteria (prendere appunti, scansionare, archiviare, archiviare, ecc.)
  • Buone capacità interpersonali
  • Buon spirito di sintesi e di analisi
  • Stai comodo al telefono
  • Sii versatile e reattivo
  • La capacità di gestire il budget è apprezzata
  • Potrebbe essere richiesta la conoscenza della lingua inglese o di un’altra lingua straniera

 

 

Quale formazione per diventare un Executive Assistant?

Un Management Assistant ha generalmente ottenuto una laurea in materie manageriali quali ad esempio:

 

  • laurea magistrale in economia ne trovi diverse a questa pagina
  • laurea triennale in economia come quelle che trovi qui

 

Può anche essere un diplomato con esperienza lavorativa e che abbiamo completato la sua formazione acquisendo alcune competenze specifiche come  competenza di contabilitàredazione del bilancio e controllo di gestione  (vedi https://www.fiorerosalba.com/corso/master-bilancio-e-amministrazione-aziendale/) o della comunicazione e delle relazioni pubbliche d’impresa (vedi https://www.fiorerosalba.com/corso/master-esperto-in-relazioni-pubbliche-dimpresa/)

 

 

Quali sono le prospettive di carriera per un Management Assistant?

 

L’assistente esecutivo può specializzarsi in un settore o un’area specifica (legale, HR, ecc.) o evolvere in una posizione di responsabile della comunicazione, responsabile della produzione di eventi o persino responsabile di un reparto vendite.

 

 

Come diventare Segretaria di Direzione: la formazione

 

Come abbiamo visto, la segretaria di direzione è un tuttofare, il braccio destro imprescindibile per ogni manager. Avere qualità organizzative e comunicative però non basta: è una figura cui si richiede sempre più specializzazione, tanto che il possesso di una laurea, pur non essendo requisito fondamentale, è certamente un forte canale preferenziale.

Sarà importante avere conseguito almeno tre anni di esperienza come segretaria di base, ma tuttavia il vero plus è dato da un corso di formazione come questo https://www.fiorerosalba.com/corso/segretaria-di-direzione/ che possa far acquisire le competenze trasversali necessari per svolgere il ruolo e accrescere l’efficienza aziendale.

Per acquisire il know how necessario, i corsi prevedono tematiche a 360°: dalla conoscenza dell’indispensabile pacchetto office a nozioni di telemarketing, da un monte ore dedicato al bon ton e all’eleganza sino all’organizzazione di riunioni, eventi e viaggi.

Alla segretaria di direzione si richiede di essere proattiva, e per questa ragione sono utili i tanti corsi di aggiornamento volti ad una costante modernizzazione dei ruoli manageriali in relazione al mercato.

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Rosalba Fiore

Rosalba Fiore imprenditrice eduthech, consulente, formatrice, autrice, da oltre vent’anni mette la sua esperienza a completa disposizione dei suoi clienti impegnati in diversi settori produttivi. Ha conseguito due lauree, una in Matematica indirizzo informatico ed una in Ingegneria Industriale indirizzo Gestionale, ha conseguito numerose certificazioni internazionali tecniche, linguistiche, trasversali e didattiche, presso l’Università americana Harvard Business School Online ha seguito corsi specialistici in economia e marketing e innovazione. La dott.ssa Fiore è all’albo dei periti estimativo per la Camera di Commercio per la valutazione dei piani formativi del personale e CTU del Tribunale. E’ stata consulente e formatrice per Alitalia, Poste Italiane, Autostrade per l’Italia, Università Normale Superiore ISUFI etc.

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