Lavorare come segretaria da casa: come diventare una segretaria “virtuale”

Con la pervasività della tecnologia e l’utilizzo sempre più capillare di internet, tutte le professioni hanno subìto rapidi cambiamenti. Anche il mondo del segretariato è diventato, in parte, virtuale e regolato a distanza: sono sempre più frequenti i casi di aziende che ricercano personale di segreteria disposto a lavorare da casa, con reciproco vantaggio.

Essere una segretaria virtuale consente infatti di gestire il proprio tempo e i propri impegni personali in piena autonomia, raggiungendo uno stile di vita soddisfacente e alla valorizzazione della persona a 360°.

Per lavorare da casa come segretaria non occorre soltanto una rapida connessione ad internet ed un buon pc: questi strumenti sono la necessaria base, ma sono indispensabili anche flessibilità, competenze di settore e predisposizione alle public relation.

Diventare virtual assistant significa innanzitutto avere dimestichezza con i principali strumenti tecnologici e con i software più in uso per questa mansione: gestione di e-mail, organizzazione di conference call, condivisione di fogli di lavoro e archivi in cloud, insomma una preparazione che non si può improvvisare.

Diventare segretaria da casa: i requisiti

Se la capacità di organizzazione e l’attitudine ai rapporti sociali sono doti innate, le skills necessarie ad implementare il proprio bacino d’utenza vanno apprese; per questa ragione se vuoi diventare una segretaria virtuale è consigliabile investire in corsi di formazione, aumentando così il proprio livello di professionalità e specializzazione.

Oltre al già citato uso del computer è indispensabile una buona conoscenza dell’inglese, meglio se orientato alle attività pratiche e lavorative. Da non trascurare saranno le capacità di front office e lavoro di squadra, essenziali per tutti i contesti professionali. Comunicazione scritta e orale, con focus specifico su forma ed editing completano questo primo pacchetto di abilità sociali.

Il secondo gruppo di conoscenze imprescindibili per ogni assistente riguarda nozioni di amministrazione, contabilità e archivistica. La segretaria deve infatti avere dimestichezza con posta elettronica certificata, emissione di fatture, operazioni di vendita e IVA e conoscenza delle diverse forme contrattuali.

Qual è il lavoro di un assistente virtuale?

Un assistente virtuale può essere chiamato per un’ampia varietà di compiti. In effetti, i servizi che puoi offrire sono infiniti e dipendono principalmente dalla tua istruzione, esperienza e abilità.

Concretamente, ti verrà richiesto di svolgere compiti quali:

• fare delle telefonate,
• gestire il servizio clienti,
• fare ricerche su Internet,
• gestire agende,
• inserire i dati,
• gestire la posta elettronica,
• prende in carico la contabilità,
• scrive articoli su un blog,
• gestire la presenza sui social network,
• cura del supporto tecnico,
• pianificatore di eventi,

Come avrete capito, questo elenco è ben lungi dall’essere esaustivo. Inoltre, un assistente virtuale esegue tutti i tipi di attività che possono essere esternalizzate e che consentono al cliente di risparmiare tempo e concentrarsi sulla propria attività.

Come diventare un assistente personale virtuale conosciuta?

Trova i tuoi primi clienti

Per iniziare, ti consiglio di lavorare su attività facili e a basso costo. Questo ti permetterà di iniziare a familiarizzare con la professione e costruire la tua reputazione. Guardati intorno, chiunque possa potenzialmente aver bisogno del tuo servizio, contattalo prima e offri di aiutarlo. Può essere: amici, familiari, ex colleghi, un ex capo con cui hai mantenuto un buon rapporto…

In breve, analizza tutta la tua rete familiare e professionale.

Se hai problemi a ottenere qualcosa dalla tua rete, registrati su una piattaforma specializzata per entrare in contatto con potenziali clienti, come ad esempio Linkedin

Raccogli il maggior numero possibile di testimonianze

Mettiti per un attimo nei panni di un cliente: stai cercando il tuo assistente virtuale per delegare la gestione amministrativa di alcuni incarichi nella tua azienda. Cosa conta di più per te?

Affidabilità: sapere che posso affidare questi compiti a qualcuno che lo farà perfettamente e in tempo.

E per questo niente di meglio delle testimonianze di altri clienti dell’assistente personale virtuale. Non è vero ?

Quando inizi, il tuo obiettivo è raccogliere il feedback più positivo.

Più valutazioni positive ottieni, più il tuo profilo verrà evidenziato. Avrai così più clienti… Un circolo virtuoso tutto a tuo vantaggio.

Lavora sulla tua offerta e sul tuo target

Ora che hai ottenuto i tuoi primi clienti, stai iniziando a capire diverse cose:

• I compiti che ti piace fare e quelli che davvero non vuoi fare
• Lavori più pagati
• Il tipo di cliente con cui ti piace lavorare e quelli da evitare
• Il tipo di cliente che accetta più facilmente tariffe più elevate

Su questa base, ridurrai la tua offerta di servizi alle attività più redditizie che ti piace svolgere.

Ridurrai inoltre la tua ricerca di nuovi clienti a quelli che apprezzi e che pagano di più filtrando per settore di attività, per tipologia di cliente (piccola impresa, influencer, soggetti pubblici…)…Questo ti permetterà di guadagnare di più, perché puntando su un servizio e su un target particolare diventi un esperto in questo settore e il tuo prezzo aumenta. Ti permetterà anche di apprezzare l’attività che stai facendo poiché la stai facendo per le persone che apprezzano il tuo lavoro e conoscono il tuo valore.

Non lasciare andare facilmente i tuoi clienti

Quando un progetto è finito. La cosa peggiore da fare è non fare nulla!

Sii proattivo per tutta la durata del progetto in ogni occasione che hai per discutere con il tuo cliente:

• Fai domande per capire questi problemi, preoccupazioni, cosa lo tiene sveglio la notte.
• Prepara un elenco di attività per le quali lo puoi aiutare
• E, quando è il momento giusto, invia la tua lista per attivare nuove attività e quindi mantenere il tuo cliente il più a lungo possibile.

Ad esempio, hai sentito che il tuo cliente sta lottando per trovare il tempo per organizzare le sue prossime vacanze estive. Offriti di farlo per lui gratuitamente.

Se il lavoro viene svolto come previsto, ti offrirà sicuramente di gestire tutti questi futuri viaggi professionali e personali e questa volta sarà pagato.

Fatti consigliare

Il miglior cliente è quello che ottieni tramite un referral (passaparola). Prima perché è già convinto all’80% del tuo valore, poi perché è un’opportunità per aumentare le tue tariffe.

Per questo :

• Chiedi sistematicamente ai tuoi clienti, dopo il successo di un progetto, se possono consigliarti a 1 o 2 dei loro contatti
• Sii molto specifico sul tipo di cliente che stai cercando e sul tipo di servizio per semplificargli la vita

Corso come segretaria da casa: i vantaggi

Sulla carta sembra in effetti che sia davvero troppo il materiale da sapere per avviarsi a questa professione, ma in realtà un corso ben strutturato e diviso in moduli farà sì che impari i rudimenti essenziali in maniera semplice ma duratura nel tempo.

Al termine del corso di formazione avrai la possibilità di misurarti con la pratica, tramite esercitazioni. Un’opportunità da non lasciare cadere per consolidare tutto ciò che si è appreso durante le lezioni teoriche, e iniziare a testare sul campo le dinamiche lavorative.

L’evoluzione del mercato del lavoro fanno sì che la segretaria virtuale sia una figura sempre più richiesta, ma è indispensabile un costante aggiornamento delle competenze normative, comunicative e digitali, per rispondere con sicurezza a qualunque esigenza del proprio committente. Una formazione d’alto livello ti darà un vantaggio competitivo non indifferente nell’affollato mercato del lavoro.

Al termine del corso si sarà in grado di offrire un’ampia gamma di servizi e soluzioni sia in qualità di liberi professionisti che come impiegati presso aziende.

Tra i corsi offerti:

• Segretaria
• Buste Paga e Contabilità
• Segretaria di studio medico
• Segretaria di studi notarili e legali
• Assistente di direzione

Come avrai capito, fiducia, comunicazione e affidabilità sono i tre pilastri del successo della tua attività di assistente virtuale ed è questo che ti permetterà di distinguerti dal 99% degli altri assistenti presenti sul mercato.

Sta a te ora, iniziare.