Segretaria di studio legale, perché e come diventarlo

«Non appena ti siedi con una tazza di caffè caldo, il tuo capo ti chiederà di fare qualcosa che durerà fino a che il caffè non sarà freddo». Questo aforisma – che altro non è che la Legge di Owen per le segretarie, una delle Leggi di Murphy codificate da Arthur Bloch – rende bene l’idea: la vita di un ufficio gira attorno alla figura essenziale della segretaria, senza la quale l’organizzazione traballa. E questo è ancora più vero oggi, vista la sempre maggiore complessità dei compiti richiesti, specialmente se si tratta di una segretaria di studio legale o notarile.

Cosa fa la segretaria in uno studio legale?

Non è più il tempo in cui alla segretaria era richiesto solo di battere una lettera a macchina e rispondere al telefono. Oggi, viste anche le competenze trasversali necessarie da possedere per svolgere qualsiasi lavoro d’ufficio, il ruolo della segretaria è complesso e di alta responsabilità. Ancora di più se si tratta della segretaria di uno studio legale (o notarile): richiede non solo le competenze tipiche della professione di segretaria ma anche la conoscenza di determinate nozioni giuridiche.

La segretaria legale è dunque una figura professionale specializzata che, in virtù delle proprie capacità e abilità, può persino ambire a diventare responsabile del settore legale di un’azienda.

Uno studio legale è una macchina complessa da gestire e il compito principale dell’assistente è, in sostanza, di rendere facili, coerenti e ordinati i vari passaggi in cui è organizzato il lavoro degli avvocati o dei notai. Gran parte dell’efficienza di questi uffici si regge su un buon coordinamento interno ed è per questo che quella della segretaria è una figura che gli studi legali o notarili professionali non smettono mai di cercare: di una segretaria brava ed efficiente, insomma, c’è sempre bisogno, persino oggi che internet e l’online sembrano aver reso obsolete tante professioni.

Le mansioni della segretaria legale sono quelle tipiche della professione di segretaria: rispondere alle richieste dei clienti, aggiornare l’agenda degli appuntamenti, gestire le scadenze e la contabilità, inviare le fatture, gestire la posta (normale, elettronica e la Pec, la posta elettronica certificata), interagire con fornitori, soci e partner ed eventualmente altri dipendenti (nel caso di aziende).

A queste mansioni si aggiungono quelle specialistiche del settore che sono estremamente delicate come compilare e archiviare le pratiche legali, preparare documenti come citazioni giudiziarie, atti amministrativi, note legali, memorandum. Inoltre, è necessario aggiornare i registri e i dati anagrafici, cosa che implica la conoscenza dei moderni sistemi informatici di archiviazione dei quali nessun studio legale professionale moderno può fare a meno.

Assistere un avvocato significa anche aiutarlo nella ricerca dei riferimenti legali e/o delle cause passate e nella gestione del calendario delle udienze: l’assistente sa quindi muoversi a grandi linee in un tribunale, conoscendo protocolli, procedure, adempimenti e tempi che lo studio deve rispettare.

Segretaria studio legale, i requisiti necessari

Per acquisire le competenze tecniche può essere utile frequentare un corso specifico per segretaria di studi notarili e legali, dove apprendere nozioni di base come comunicazione scritta, archivio e protocollo, privacy, amministrazione e contabilità, basi di diritto commerciale, tributario e privato, business English.

Ma alla segretaria di studio legale servono anche doti caratteriali come pazienza, flessibilità, disponibilità e precisione. Deve essere una persona che sa lavorare in gruppo e sa organizzarsi in modo da padroneggiare le situazioni in maniera efficiente e seria; sa lavorare sotto pressione quando i tempi sono stretti o c’è un imprevisto; ed è dotata di intraprendenza per risolvere i problemi in autonomia quando serve.

Quanto guadagna

Lo stipendio varia in base all’esperienza e alle competenze dimostrabili. All’inizio della carriera, la busta paga media di una segretaria con meno di 3 anni di esperienza sfiora i mille euro netti, mentre già con meno di 10 anni di esperienza si arriva ai 1.300. Che toccano i 1.500/1.700 man mano che si acquisisce professionalità.

Ma esistono molte possibilità di carriera che, dunque, vedono uno stipendio parametrato non solo all’esperienza ma anche al livello di responsabilità.

Come diventare segretaria di studio legale o notarile

Specializzarsi acquisendo competenze specifiche nel settore legale o notarile può dunque essere una buona idea. Si tratta di una professione tutt’altro che di secondo piano, molto ricercata e dalle ottime prospettive di carriera: può partire da un piccolo studio professionale per poi passare, in qualità di segretaria qualificata, ad uno studio più grande e importante o ad un’azienda o alla pubblica amministrazione fino a diventare responsabile dell’ufficio legale.

A patto, però, di non smettere di aggiornarsi, anche perché le leggi cambiano e con esse procedure e protocolli.

Un corso per segretaria studio legale è quindi il punto di partenza, sia per chi inizia da zero, sia per chi già svolge il lavoro di segretaria e vuole specializzarsi. Ma servono anche curiosità e desiderio di restare al passo con i tempi.

È imprescindibile, ad esempio, avere:

• buona conoscenza del pacchetto Office, dei software di archiviazione e di posta elettronica;
• doti comunicative e proprietà di linguaggio per essere in grado di relazionarsi con i clienti dello studio e indirizzarli verso la soluzione più adatta
• un atteggiamento positivo verso i cambiamenti, le sfide e le novità del settore
• dimestichezza con le tecnologie digitali, come ad esempio la gestione di una pagina

Il resto lo farà l’esperienza: è nelle situazioni concrete che impariamo a conoscere i nostri limiti e le nostre qualità, a fare tesoro degli errori e a convivere anche con i lati meno piacevoli del lavoro. Se il lavoro ci piace e lo facciamo con passione, saremo in grado di sopportare anche un caffè freddo.