Smart Working

Corso gratuito di Smart Working: organizzare il lavoro agile

Lo smart working non consiste semplicemente nel lavorare da casa. È un modo diverso di organizzare il lavoro, nel quale diventano centrali autonomia, obiettivi, comunicazione, collaborazione e capacità di coordinare attività e persone anche quando non condividono ogni giorno lo stesso luogo fisico.

Questo corso online gratuito affronta lo smart working dal punto di vista del lavoratore, del team e del manager, aiutando a comprendere come organizzare il lavoro individuale, collaborare a distanza e gestire gruppi di lavoro in contesti flessibili.

Il percorso introduce inoltre alcuni strumenti utilizzati per la collaborazione online, come Microsoft Teams e Trello, e dedica una parte specifica agli aspetti organizzativi e normativi del lavoro agile.

L'obiettivo è fornire una base per comprendere non soltanto dove si può lavorare, ma soprattutto come cambia il modo di lavorare quando attività, persone e risultati devono essere coordinati con maggiore flessibilità.

A chi è rivolto

Il corso può essere utile a:

• lavoratori dipendenti che svolgono o potrebbero svolgere parte della propria attività in smart working;
• persone che lavorano in modalità ibrida;
• manager e responsabili di team;
• datori di lavoro interessati a comprendere meglio l'organizzazione del lavoro agile;
• professionisti che collaborano con gruppi distribuiti;
• chi utilizza strumenti digitali per coordinare attività e progetti;
• chi vuole migliorare organizzazione personale, comunicazione e collaborazione a distanza;
• chi desidera acquisire una conoscenza introduttiva della disciplina dello smart working in Italia.

Non sono richieste precedenti esperienze di lavoro agile. Il percorso parte dai principi fondamentali e affronta progressivamente gli aspetti individuali, di gruppo e manageriali.

Cosa imparerai

Attraverso il corso potrai acquisire conoscenze utili per:

• comprendere che cosa distingue lo smart working dal semplice lavoro svolto fuori dall'ufficio;
• conoscere alcuni principi fondamentali del lavoro agile;
• organizzare meglio attività, tempi e luoghi di lavoro;
• sviluppare maggiore autonomia nella gestione delle proprie attività;
• comprendere l'importanza della cultura organizzativa nello smart working;
• definire modalità di collaborazione condivise all'interno di un team;
• lavorare con colleghi che operano in luoghi o momenti differenti;
• utilizzare strumenti come Microsoft Teams e Trello per la collaborazione;
• comprendere le principali difficoltà della gestione di un team in smart working;
• ripensare riunioni e modalità di collaborazione;
• favorire coesione, responsabilità e capacità delle persone;
• conoscere gli elementi introduttivi della disciplina normativa del lavoro agile.

Programma del corso

Introduzione

• presentazione del percorso;
• test iniziale;
• verifica delle conoscenze di partenza.

Smart Working: le basi

• smart working facile per il lavoratore;
• perché lo smart working è importante;
• principi guida per lo smart working;
• smart working e stereotipi legati alla conciliazione tra lavoro e vita personale;
• decidere dove e quando lavorare;
• la cultura dello smart working.

Smart Working per i team

• sviluppare un accordo di gruppo;
• definire come lavorare insieme;
• ripensare il proprio modo di lavorare;
• caratteristiche degli smart worker ad alte prestazioni;
• lavorare in team;
• utilizzare Microsoft Teams;
• utilizzare Trello per organizzare attività e collaborazione.

Smart Working per manager e datori di lavoro

• smart working per datori di lavoro e lavoratori;
• guida normativa allo smart working;
• valutare il business case dello smart working;
• indicazioni operative per i manager;
• comportamenti e abilità di gestione;
• sviluppare le capacità delle persone;
• costruire la coesione del team;
• ripensare le riunioni e la collaborazione flessibile;
• gestire team che lavorano in smart working.

Verifica finale

• test di gradimento;
• test finale sullo smart working;
• attestato previsto al completamento del percorso.

Smart working e lavoro da remoto sono la stessa cosa?

I due termini vengono spesso utilizzati come sinonimi, ma lo smart working non identifica semplicemente il fatto di lavorare dalla propria abitazione.

Il lavoro agile riguarda anche il modo in cui viene organizzata la prestazione: maggiore autonomia, responsabilizzazione rispetto ai risultati, utilizzo degli strumenti digitali e possibilità di svolgere parte dell'attività fuori dai locali aziendali.

Per questo un'organizzazione può consentire ai dipendenti di lavorare da casa senza aver necessariamente sviluppato una vera cultura dello smart working.

Il cambiamento riguarda infatti anche obiettivi, comunicazione, modalità di controllo, organizzazione delle riunioni e rapporto tra autonomia individuale e coordinamento del gruppo.

Organizzare il proprio lavoro in modalità agile

Lavorare con maggiore flessibilità richiede capacità di organizzazione personale.

Quando vengono meno alcune delle abitudini tipiche della presenza quotidiana in ufficio, diventa più importante riuscire a distinguere attività urgenti e importanti, pianificare il lavoro, rispettare gli impegni condivisi e comunicare correttamente il proprio avanzamento.

Lo smart worker deve quindi imparare a gestire una maggiore autonomia senza trasformarla in isolamento o mancanza di coordinamento con il resto dell'organizzazione.

Il corso affronta proprio questo passaggio: non soltanto decidere dove lavorare, ma comprendere come organizzarsi per continuare a contribuire efficacemente al lavoro comune.

Smart working significa poter scegliere sempre dove e quando lavorare?

No. Flessibilità non significa assenza di regole.

Le modalità concrete dipendono dall'organizzazione aziendale, dall'attività svolta, dagli accordi applicabili e dalle esigenze di coordinamento con colleghi, clienti e responsabili.

Anche in un contesto agile possono essere necessari momenti di presenza, fasce di disponibilità, riunioni programmate, scadenze e modalità condivise di collaborazione.

Una delle competenze utili nello smart working è quindi imparare a utilizzare correttamente gli spazi di autonomia all'interno delle regole dell'organizzazione.

La cultura dello smart working

La tecnologia da sola non rende un'organizzazione agile.

Computer, videoconferenze e piattaforme collaborative permettono di lavorare a distanza, ma il funzionamento del modello dipende soprattutto dal modo in cui le persone organizzano il lavoro.

Una cultura orientata allo smart working richiede chiarezza sugli obiettivi, responsabilità individuale, fiducia, capacità di comunicare e modalità condivise per verificare l'avanzamento delle attività.

Per un'organizzazione significa anche spostare l'attenzione dalla semplice presenza fisica verso il lavoro svolto e i risultati attesi, compatibilmente con le caratteristiche delle diverse mansioni.

Come lavorare in team a distanza

Quando un gruppo non condivide continuamente lo stesso spazio fisico, alcune abitudini che in ufficio avvengono spontaneamente devono essere rese più esplicite.

Un team può quindi aver bisogno di chiarire:

• quali strumenti utilizzare per le diverse comunicazioni;
• quando è necessario organizzare una riunione;
• come assegnare e monitorare le attività;
• come condividere documenti e informazioni;
• quali tempi di risposta sono ragionevoli;
• quando è richiesta la presenza simultanea delle persone;
• come segnalare difficoltà, ritardi o dipendenze da altre attività.

Nel programma viene affrontato anche lo sviluppo di un accordo di gruppo, utile per costruire regole di collaborazione comprensibili e condivise.

Microsoft Teams nello smart working

Microsoft Teams è uno degli strumenti che possono essere utilizzati per comunicare e collaborare quando le persone lavorano da luoghi differenti.

Consente di organizzare conversazioni, riunioni online e collaborazione tra membri di uno stesso gruppo di lavoro.

Nel corso viene introdotto come strumento a supporto del lavoro in team, all'interno di un percorso più ampio dedicato all'organizzazione della collaborazione.

L'obiettivo non è imparare ogni funzione della piattaforma, ma comprenderne il ruolo all'interno di un ambiente di lavoro distribuito.

Trello per organizzare attività e progetti

Quando più persone collaborano a uno stesso progetto può diventare difficile ricordare chi deve fare cosa, quali attività sono state completate e quali devono ancora essere avviate.

Trello utilizza una struttura basata su bacheche, liste e schede che permette di rappresentare visivamente attività e avanzamento del lavoro.

Nel contesto dello smart working può essere utilizzato per rendere più visibili compiti, responsabilità e stato delle attività, riducendo la necessità di chiedere continuamente aggiornamenti ai colleghi.

Anche in questo caso lo strumento è soltanto una parte del processo: una piattaforma di project management funziona meglio quando il team ha già definito regole e modalità di collaborazione condivise.

Smart working per manager

Gestire persone che lavorano anche a distanza richiede un approccio diverso rispetto al semplice controllo della presenza fisica.

Il manager deve riuscire a definire obiettivi, distribuire attività, comunicare priorità, supportare le persone e mantenere la coesione del gruppo anche quando le interazioni quotidiane avvengono in parte attraverso strumenti digitali.

Per questo il programma dedica un'intera sezione alle competenze manageriali, affrontando comportamenti e abilità di gestione, sviluppo delle persone, coesione del team, collaborazione flessibile e gestione dei gruppi in smart working.

Ripensare le riunioni

Trasferire online tutte le riunioni che prima si svolgevano in presenza non significa necessariamente lavorare in modo più agile.

Una collaborazione flessibile richiede anche di valutare quando una riunione è realmente necessaria e quando, invece, un aggiornamento scritto, un'attività assegnata in una piattaforma condivisa o un documento collaborativo possono essere più efficienti.

Quando la riunione è necessaria, diventano importanti un obiettivo chiaro, un ordine del giorno, il coinvolgimento delle persone realmente necessarie e la definizione delle attività successive.

Ripensare le riunioni è quindi una parte importante della gestione di un team distribuito.

La normativa italiana sullo smart working

In Italia il lavoro agile è disciplinato principalmente dalla Legge 22 maggio 2017, n. 81.

La normativa configura il lavoro agile come una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti e caratterizzata da una maggiore flessibilità nell'organizzazione della prestazione, nel rispetto dei limiti previsti dalla legge e dalla contrattazione collettiva.

Tra gli aspetti da considerare rientrano l'accordo tra lavoratore e datore di lavoro, le modalità di svolgimento della prestazione, gli strumenti utilizzati, la sicurezza sul lavoro e gli adempimenti previsti per il datore di lavoro.

Il corso introduce il quadro normativo per aiutare lavoratori e manager a comprendere il contesto nel quale si inserisce lo smart working. Per la gestione di uno specifico rapporto di lavoro è invece opportuno fare riferimento alla normativa aggiornata, al contratto collettivo applicabile e alle procedure previste dall'organizzazione.

Smart working, autonomia e diritto alla disconnessione

La possibilità di lavorare attraverso strumenti digitali non significa dover essere continuamente disponibili.

Una corretta organizzazione del lavoro agile deve considerare anche i tempi di riposo, le modalità con cui viene richiesta la reperibilità e la separazione tra attività lavorativa e vita personale.

Per il lavoratore diventa quindi importante imparare a gestire l'autonomia senza trasformare la flessibilità in una connessione permanente. Per manager e aziende è altrettanto importante stabilire aspettative chiare e modalità di comunicazione compatibili con l'organizzazione del lavoro.

Lo smart working è adatto soltanto ad alcune categorie di lavoratori?

Il programma affronta anche uno degli stereotipi che hanno accompagnato a lungo il lavoro flessibile: l'idea che sia uno strumento destinato principalmente alle madri lavoratrici o a chi abbia particolari esigenze familiari.

Lo smart working è invece un modello organizzativo che può riguardare lavoratori con caratteristiche ed esigenze differenti, quando la natura dell'attività e l'organizzazione aziendale ne consentono l'applicazione.

Non tutte le mansioni possono naturalmente essere svolte con la stessa flessibilità. La possibilità concreta di adottare il lavoro agile dipende dalle attività, dall'organizzazione e dalle condizioni previste per il rapporto di lavoro.

Come affrontare il corso

Per utilizzare al meglio il percorso può essere utile collegare ogni argomento alla propria esperienza lavorativa.

Durante lo studio puoi provare a:

1. individuare quali attività svolgi già in autonomia;
2. osservare quali comunicazioni nel tuo team richiedono davvero una riunione;
3. verificare come vengono assegnate e monitorate le attività;
4. individuare eventuali difficoltà nella collaborazione a distanza;
5. riflettere sulle regole di gruppo che potrebbero rendere il lavoro più chiaro;
6. provare gli strumenti presentati nel corso;
7. confrontare il modello organizzativo descritto con quello utilizzato nella tua azienda;
8. svolgere il test finale per verificare la comprensione degli argomenti.

Il corso è utile anche se lavoro sempre in presenza?

Sì. Molti degli argomenti affrontati non riguardano esclusivamente chi lavora da casa.

Organizzazione per obiettivi, collaborazione nei team, gestione delle attività, riunioni più efficaci, utilizzo degli strumenti digitali e capacità manageriali sono competenze che possono essere utili anche in organizzazioni completamente in presenza o che utilizzano modelli ibridi.

Il corso può quindi essere seguito anche per comprendere meglio modalità di lavoro flessibili che oggi convivono frequentemente con il lavoro tradizionale.

Attestato del corso

Al completamento delle attività previste e del test finale viene rilasciato l'attestato previsto dal percorso.

L'attestato documenta la partecipazione alla formazione e il completamento del corso.

Si tratta di un attestato privato di formazione e non costituisce un'abilitazione professionale o una certificazione obbligatoria per poter lavorare in smart working.

Il valore principale del percorso consiste nelle conoscenze acquisite sull'organizzazione del lavoro agile, sulla collaborazione nei team e sulla gestione delle persone in contesti flessibili.