Diventare segretaria: una professionista polifunzionale

Quello della segretaria è un lavoro molto più richiesto di quanto normalmente non si creda. Pensiamoci bene: in qualunque ufficio, azienda o società, piccola o grande che sia, c’è una figura di segreteria che si occupa del coordinamento generale. a segretario è un dipendente che si occupa della corretta e puntuale gestione delle attività di segreteria, nei suoi vari aspetti tecnici e organizzativi.

È una professione che richiede grande capacità organizzativa e precisione, per coordinare le numerose attività di front office e back office, valutando e gestendo le priorità e le esigenze espresse da superiori e colleghi.

La segretaria è una professione che richiede molta preparazione anche trasversale infatti alcuni dei compiti più comuni assegnati ad una segretaria sono la gestione del front office, gestione telefonate, la gestione della posta cartacea e elettronica, la redazione e scrittura di documenti, la gestione e l’archiviazione di pratiche amministrative, l’inserimento dei dati contabili nel sistema gestionale, la pianificazione dell’agenda di incarichi per dirigenti e/o colleghi. Esistono diversi tipi di segretari: legale, medico o dentistico. Il ruolo può spesso sovrapporsi a quello di assistente amministrativo o receptionist.

Autonomia d’azione, grandi possibilità di carriera, buona sfida organizzativa. Tutti buoni motivi per fare la segretaria. Scopriamone insieme i vantaggi.

Diventare un assistente amministrativo o una segretaria richiede un investimento personale significativo. Ma la professione ha anche molti vantaggi. Fare la segretaria non è banale! Hai dimenticato perché hai scelto questa professione in primo luogo e perché dovresti amarla? Ma procediamo con ordine e analizziamo in questo articolo tutto quello che c’è da sapere.

Se vuoi dare subito un’occhiata ai nostri corsi per segretaria li trovi qui https://www.fiorerosalba.com/categoria-corso/segreteria-e-reception/

Segretaria

In primis, l’attività di front office è essenziale, e per eseguirla al meglio si renderanno necessarie abilità di comunicazione e mediazione, nonché qualità personali come gestione dello stress, pazienza e buon umore.

Oltre a ciò, la segretaria tratta il back office, ossia la gestione delle mail, l’organizzazione delle riunioni interne, l’allestimento di conferenze stampa e le eventuali trasferte dei dipendenti e dei dirigenti. Insomma, una tuttofare cui è richiesta dinamicità e bravura in più campi.

Il mondo del lavoro è però altamente competitivo, e per emergere è richiesta una preparazione di alto livello che possa essere documentata con un attestato.

Buoni motivi per fare la segretaria: le principali attrattive del lavoro di segretaria

Il lavoro di segreteria è l’ideale per persone molto organizzate, precise e puntuali. Questo è un ruolo fondamentale per garantire il regolare e regolare svolgimento della routine quotidiana di un ufficio, fornendo assistenza a tutto il team e al management nelle funzioni operative, organizzative e amministrative.

Le persone che vogliono intraprendere questa professione hanno solitamente una naturale propensione all’organizzazione e ottime capacità progettuali.

La segretaria è infatti responsabile di molte attività legate alla corrispondenza, alla gestione amministrativa, agli archivi, alla verifica delle scadenze, alla gestione dei clienti e degli appuntamenti, il che rende il suo lavoro molto dinamico.

Le capacità amministrative, contabili e gestionali della segretaria le consentono anche di lavorare in contesti molto diversi, il che rende la professione estremamente versatile.

Vediamo 7 buoni motivi per fare la segretaria:

La possibilità di aiutare le persone

Quando lavori nel “supporto amministrativo”, per definizione, sostieni le persone. Fare il segretario significa sostenere le persone, aiutarle; sta facendo la differenza per la loro giornata lavorativa, per la loro efficienza. La relazione di aiuto è gratificante perché ti fa sentire utile. Quando il manager raggiunge la fine del suo progetto grazie al tuo prezioso aiuto, è felice, e lo sei anche tu. È vantaggioso per tutti.

Avere influenza sulle decisioni

Non siamo più nel momento in cui la segretaria era brava solo a portare il caffè al suo capo. Anzi. Al giorno d’oggi, al momento delle decisioni importanti, non è raro che un capo chieda il parere del suo assistente. Diventi influencer. Nientemeno.

Sii al centro dell’azione

Mi è stato detto spesso che l’assistente è come la cinghia di trasmissione di un’automobile. Tutto passa attraverso di essa: clienti, fornitori, dipendenti, dirigenti. Nella tua posizione, hai la possibilità di essere consapevole di tutto, di avere un impatto sul funzionamento della tua organizzazione. Senza di te, tutto può andare in pezzi. Questo mostra quanto sia importante il tuo ruolo.

Incontra molte persone

È piuttosto raro vedere una segretaria stare nel suo piccolo cubicolo senza vedere nessuno tutto il giorno. Poiché sei nel bel mezzo dell’azione, puoi parlare con un’ampia varietà di persone al telefono, via e-mail o di persona ogni giorno. È un grande privilegio poter legare e sviluppare relazioni interpersonali con così tante persone!

Sii il pompiere in servizio

Ancora una volta, l’assistente non è né più né meno che un’eroina. Ma attenzione, non solo sei lì per rispondere alle emergenze, ma sei in grado di implementare soluzioni a lungo termine che garantiranno il regolare funzionamento quotidiano dell’azienda.

La varietà dei compiti

Non solo i giorni si susseguono e non sono simili, ma i compiti che ti vengono assegnati spesso non hanno nulla a che fare l’uno con l’altro. Un giorno stai lavorando per organizzare una grande riunione, il giorno dopo stai rivedendo e modificando un rapporto di valutazione. La routine non fa parte della definizione del tuo compito!

Usa la tua creatività

La creatività non è prerogativa degli artisti. La parola creatività significa: capacità di creare, immaginare, innovare. Tuttavia, se esiste una funzione attraverso la quale è possibile utilizzare la propria creatività, è quella dell’assistente amministrativo. Nelle offerte di lavoro che ti interessano sta quasi sempre scritto che devi avere iniziativa, cioè devi saper proporre, intraprendere, organizzare. Va di pari passo con la creatività. Avere la possibilità di usare la tua mente creativa significa avere la possibilità di non annoiarti mai.

Quindi sicuramente è una professione che tiene lontana la noia!

Lavorare come segretaria

Se sei altamente organizzato e aspiri a essere la chiave per il buon funzionamento di un’organizzazione, una carriera come segretario o amministrativo sarà giusta per te.

Un segretario o un assistente amministrativo o amministrativo fornisce supporto amministrativo ai professionisti, sia come team che individualmente. Sono coinvolti nel coordinamento e nell’attuazione delle procedure d’ufficio e spesso hanno la responsabilità di progetti e compiti specifici. In alcuni casi, possono supervisionare e supervisionare il lavoro del personale più giovane.

Il ruolo varia notevolmente a seconda del settore, delle dimensioni, del datore di lavoro e dei livelli di responsabilità. La maggior parte del lavoro coinvolge sia la comunicazione scritta che orale, l’elaborazione di testi e la dattilografia e richiede competenze rilevanti come computer, capacità organizzative e di presentazione, nonché la capacità di svolgere più compiti e lavorare bene sotto pressione. In alcuni casi, come nel lavoro di segreteria legale, possono essere richieste conoscenze o qualifiche specialistiche.

Che differenza c’è tra segretaria e impiegata?

Oltre a queste attività di segreteria generale o ordinaria, le funzioni specifiche della segretaria possono variare a seconda del contesto in cui opera.

Esistono infatti diversi profili professionali specializzati, i principali sono i seguenti:

• La segreteria amministrativa, che si occupa principalmente dell’amministrazione e della contabilità, della predisposizione del materiale per la redazione del bilancio, dell’archiviazione dei documenti e delle pratiche amministrative, della catalogazione delle fatture e delle altre operazioni economiche dell’azienda
• La segreteria commerciale, che assiste l’ufficio commerciale e si occupa dell’inserimento e della trasmissione degli ordini, gestisce la corrispondenza commerciale con i clienti e organizza il calendario della forza vendita
• Il segretario esecutivo, che riporta direttamente alla direzione generale e si dedica alla pianificazione degli incontri per un dirigente (organizzando il calendario di riunioni, riunioni, pranzi, trasferte), nonché a gestire i rapporti, la corrispondenza e l’assistenza al dirigente nelle sue varie attività
• La segreteria di studi professionali come la segreteria degli studi medici e dentistici, la segreteria legale, studi contabili, ecc., che ha il compito di pianificare appuntamenti e visite, accogliere i clienti/pazienti in studio e rispondere ai loro quesiti, gestire gli aspetti amministrativi e contabili dell’attività (ad esempio la gestione della documentazione medica o legale)

Per essere inquadrata dal punto di vista retributivo come impiegata generalmente è richiesto almeno un diploma di scuola superiore.

Cosa fa la segretaria? Come deve essere una brava segretaria?

Responsabilità in un lavoro di segretaria

In qualità di Segretario/Amministratore, dovrai:

• utilizzare software di elaborazione testi come Microsoft Word tipo e per scrivere lettere
• gestire richieste telefoniche ed e-mail, utilizzando un sistema di posta elettronica (es. Outlook)
• fotocopiare e stampare vari documenti, a volte per conto di altri colleghi
• organizzare e archiviare documenti, documenti e informazioni informatiche creare e mantenere sistemi di archiviazione e altri sistemi di ufficio
• tenere diari e prendere appuntamenti
• programmare e partecipare alle riunioni, creare ordini del giorno e prendere verbali: potrebbe essere richiesta una stenografia
• prenotare una sala riunioni e sale conferenze
• mantenere i contatti con il personale degli altri reparti e con i contatti esterni
• ordinare e mantenere cancelleria e attrezzature
• organizzare viaggio e alloggio per il personale e altri contatti esterni.

A seconda del settore e dell’azienda, puoi anche svolgere le seguenti funzioni:

• utilizza una varietà di pacchetti software (tra cui Excel, Access e Powerpoint) per gestire i dati e produrre documenti e presentazioni
• utilizzare i sistemi di gestione dei contenuti (CMS) per gestire e aggiornare siti Web e database interni
• gestire e mantenere i budget ed eseguire la fatturazione
• smistare e distribuire la posta in arrivo e organizzare e inviare la posta in uscita
• reclutare, formare e supervisionare il personale più giovane e delegare il lavoro secondo necessità
• manipolare i dati statistici
• organizzare eventi interni ed esterni
• organizzare corsi di formazione per i membri del personale.

In alcuni casi, la segretaria è anche responsabile dell’accoglienza dei clienti in ufficio o attività, in un ruolo simile a quello della receptionist: controlla gli accessi, riceve i visitatori e li accompagna all’interno dell’edificio. Deve quindi mostrare sempre gentilezza e cordialità, ma anche curare la sua immagine e indossare un outfit adatto alla sua funzione.

Abilità di una segretaria

Per esercitare efficacemente la professione di segretario sono richieste determinate capacità e qualità specifiche:

• Abilità nell’uso di apparecchiature per ufficio come computer, stampanti, telefoni e fax
• Buon uso degli strumenti informatici (Office, sistemi gestionali)
• Ottime capacità organizzative e di coordinamento
• Capacità di lavorare in modo autonomo, strutturato e attento
• Capacità di comunicazione scritta e orale
• Atteggiamento cordiale, discreto e professionale
• Ottima qualità e bella presenza
• Predisposizione alle relazioni personali
• Puntualità, precisione e affidabilità
• Flessibilità e dinamismo

Quanto è lo stipendio di una segretaria?

La retribuzione varia tra i 1200€ netti mensili ai 1600€ netti, crescendo man mano con il crescere dell’esperienza.

Orario di lavoro della segreteria

Una settimana lavorativa varia generalmente tra 20 e 40 ore settimanali. Talvolta è disponibile un lavoro part-time a seconda dell’organizzazione. I ruoli part-time e temporanei sono comuni. Le interruzioni di carriera sono possibili se vengono mantenute le competenze, in particolare quelle informatiche.

Cosa aspettarsi

Il lavoro è quasi interamente basato su un lavoro alla scrivania e la necessità di viaggiare è rara, anche se può essere necessario in alcune occasioni, a seconda del settore in cui lavori. Questo è stato tradizionalmente un ruolo femminile e la maggior parte dei lavori di segretaria sono ancora ricoperti da donne.

La natura del ruolo è supportare colleghi e progetti piuttosto che assumere la guida dei progetti, il che può diventare frustrante.

Il ruolo può essere a volte stressante, poiché il lavoro è sempre guidato dalle esigenze del manager o del team.

Le scadenze possono essere imposte improvvisamente, richiedendo flessibilità e ridefinizione delle priorità del carico di lavoro. I lavori sono disponibili in tutte le regioni italiane e le opportunità sono diffuse.

Il lavoro di segretaria è generalmente svolto in ufficio o al front office, secondo orari di lavoro che possono essere a tempo pieno o part time, a seconda del contratto.

Ai segretari viene spesso chiesto di essere flessibili con l’orario di lavoro per soddisfare le esigenze dell’ufficio, del manager o dell’azienda. Deve anche avere buone capacità di lavoro di squadra e di gestione dello stress, soprattutto negli uffici dove ha molti colleghi, quando lavora per un dirigente impegnato o un’azienda con un carico di lavoro pesante.

Una segretaria trova lavoro in molti contesti.

Gli annunci “Segreteria di ricerca” sono pubblicati da tutte le tipologie di società (dalla piccola e media impresa alle grandi multinazionali), società di consulenza e studi professionali, enti pubblici e uffici della pubblica amministrazione, scuole e istituti di formazione, agenzie di viaggio, agenzie immobiliari, alberghi, palestre e centri estetici.

La carriera di segretario ha diverse possibilità, che variano molto a seconda del contesto lavorativo.

Una segretaria amministrativa o un commerciale in una grande azienda può, ad esempio, acquisendo competenze nel settore contabilità, finanza e controllo, passare a ruoli di coordinamento e programmazione come capo della segreteria amministrativa.

Se lavora come segretaria in uno studio medico o legale, dopo alcuni anni di esperienza una segretaria può candidarsi per lavori di segretaria in aziende più grandi e prestigiose, che garantiscono migliori stipendi.

Una segretaria che dimostri grande affidabilità e buone capacità organizzative nella posizione di segretaria dirigenziale può ricoprire il ruolo di assistente di direzione di un dirigente di livelli sempre più elevati, fino a diventare segretaria dell’amministratore delegato.

Come diventare una segretaria: corsi e formazione

Diventare una segretaria può aprirti molte porte nel mondo del lavoro: l’alto livello di domanda dà ottime chance occupazionali, ma dovrai dimostrare di avere una preparazione all’altezza della mansione.

Dovrai quindi frequentare un corso di formazione specifico, durante il quale affronterai iter di taglio economico, gestionale, informatico, legale e amministrativo. È una strada che richiede impegno e forte determinazione, ma le soddisfazioni in ambito lavorativo non tarderanno ad arrivare.

Avrai certamente sentito dire che prerequisito importante per diventare segretaria è il possesso di un diploma superiore conseguito presso un istituto tecnico commerciale o tecnico economico. In realtà, se ciò era vero fino a una ventina di anni fa, oggi non è più così. La scuola non dà le competenze aggiornate per far fronte alla complessità che questo lavoro ha assunto da qualche anno a questa parte; se hai un titolo di studio differente non arrenderti, la strada per lavorare come segretaria non ti è affatto preclusa!

Noi di Fiorerosalba.com abbiamo pensato ad un corso di segretaria di base che fosse adatto a tutti, e che contemplasse anche aspetti più tecnici proprio per coloro che hanno una formazione di base d’altro genere.

Il nostro corso prevede un’offerta formativa ideale per tutti, sia per chi ha già alle spalle anni di studio nel settore, e potrà con noi approfondire alcune tematiche e aggiornarsi, sia per chi si vuole buttare per la prima volta in quest’ambito.

Oltre ai contenuti vari, completi e aggiornati secondo le più recenti richieste da parte delle aziende, il nostro fiore all’occhiello è la modalità di insegnamento. Le lezioni possono essere seguite da tutti e in qualunque momento, anche da mamme super-impegnate, studenti e lavoratori full time. Abbiamo infatti istituito una modalità di lezione online, così che ognuno possa studiare secondo i propri ritmi.

• Segretaria
• Segretaria di Direzione
• Buste Paga e Contabilità
• Segretaria Studio Medico
• Dattilografia
• ECDL Patente Europa del Computer
• PNL Programmazione NeuroLinguistica